Surat Masuk

Surat Masuk

A.      Pengertian Surat

       Berikut ini pengertian dan definisi surat menurut:

1.    Diana Nababa

Surat adalah alat komunikasi yang disajikan secara tertulis. Surat harus di sajikan dengan baik karena surat secara tidak langsung memberikan gambaran tentang pribadi pengirimannya.

2.    Prajudi Atmosudirjo

Surat adalah sehelai kertas yang tertulis atas nama pribadi penulis atau nama kedudukannya dalam organisasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi.

3.    S. Hidayat

       Surat adalah sehelai kertas atau lebih dimana dituliskan satu persatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang menyatakan,berikan, atau tanyakan pada orang lain.

            Dari pengertian dan definisi mengenai pengertian surat menurut Diana Nababa, Prajudi Atmosudirjo dan S. Hidayat maka dapat ditarik  kesimpulan bahwa pengertian surat adalah sehelai kertas yang bisa dijadikan sebagai alat komunikasi tertulis yang memuat pernyataan atau berita yang secara tidak langsung memberikan gambaran pribadi penulis atau nama kedudukanya dalam suatu organisasi yang ditujukan pada alamat tertentu.

B.     Pengertian surat masuk

            Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan,baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kulir dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi). (Wursanto,1991:108)

C.    Fungsi surat masuk

1.    Surat sebagai alat komunikasi

            Dalam hal ini surat dapat berfungsi untuk menyampaikan informasi. Informasi yang dimaksud dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penawaran, laporan usulan dan sejenisnya.

2.    Surat sebagai wakil penulis

                 Pada fungsi ini surat dapat mewakili keinginan penulis sehingga penulis tidak perlu bersusah payah untuk bertemu dengan penerima surat yang mungkin jarak tinggalnya cukup jauh. Harapan dan keinginan penulis cukup diungkapkan dan diwakili oleh surat tersebut.

3.    Surat sebagai alat bukti historis

                   Surat merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis, sehingga dapat dibedakan sebagai bukti historis. Contohnya ialah surat-surat pada arsip lama yang dapat digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian guna mengetahui kegiatan atau keadaan suatu instansi atau sesuatu hal pada masa yang lampau.

4.    Surat sebagai pedoman pelaksanaan kerja

            Sebagai wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan atau pedoman bagi pelaksaan sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi ini, misalnya surat keputusan, intruksi, surat edaran, dan sebagainya.

5.    Surat sebagai alat pengingat

                 Surat dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat dijadikan sebagai pengingat apabila terdapat kehilapan terhadap pesan surat. Contoh-contoh surat dalam fungsi ini ialah surat-surat yang di arsipkan dan sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk mempermudah penyelesaian suatu masalah atau pekerjaan.

6.    Surat sebagai alat bukti tertulis

                 Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari sesuatu urusan, sehingga jika terjadi kekeliruan atau kesalah pahaman surat merupakan bukti tertulis. Contohnya, surat perjanjian, surat sewa menyewa, surat jual beli, surat wasiat, dan sebagainya.

7.    Surat sebagai alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga

                 Surat dapat dijadikan media antar informasi yang tidak terhambat oleh jarak,dengan surat hambatan jarak tidak menjadi alasan pemborosan energi dan waktu.

D.      Penanganan  surat masuk sistem buku agenda

                   Penanganan surat adalah kegiatan pemprosesan surat yang dimulai dengan penerimaan surat masuk,kemudian penyelesaiananya sampai surat tersebut disimpan.

      Tabel 2.1 Format buku agenda surat masuk dinas tata ruang dan cipta karya

NNo. Urut	Tanggal terima	M/K	Surat		Dari	perihal	Ket
			Nomor	Tanggal

Keterangan:

1)   No urut                        : diisi dengan nomor urut surat

2)   Tanggal terima : diisi tanggal diterimanya surat

3)   M/K                 : surat masuk atau surat keluar

4)   Nomor surat    : diisi dengan nomor surat

5)   Tanggal surat   : diisi dengan tanggal surat

6)   Dari                 : diisi dengan nama insatansi yang mengirimkan surat

7)   Perihal             : didisi dengan perihal surat masuk

8)   Ket                              : -

            Secara umum prosedur penaganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut :

1.    Penerimaan surat masuk

Prosedur penerimaan surat masuk adalah sebagai berikut:

1)                  Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

2)                  Meneliti ketetapan alamat si pengirim

3)        Mendatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.

2.  Penyortiraran surat

            Penyortiran surat adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk  pengolahan lebih lanjut. Kegiatan pemisahan surat di sebut  juga penyensoran atau pemeliharaan. Penyortiran ini di lakukan oleh petugas penerima surat di loket penerimaan surat masuk.

Prosedur penyortiran surat masuk adalah sebagai berikut :

1)        Memisah-misahkan surat untuk pimpinan, seksertaris, karyawan dan surat lainnya.

2)         Mengolongkan surat dinas kedalam surat dinas rutin, surat dinas  penting,dan surat rahasia.

3)         Memisahkan surat-surat yang di butuhkan penanganan khusus ,seperti surat tercatat/terdaftar,kilat,rahasia,pribadi dan wesel pos. Selain itu ,mencatatnya pada buku penerimaan sendiri agar dapat di terima oleh orang yang menerimanya.

              Semua jenis surat itu di beri stempel jam dan tanggal terima surat pada amplop belakang kemudian di pisahkan agar tidak jatuh ketangan orang yang tidak berhak.

Dari kegiatan penyortiran surat masuk mempunyai tujuan sebagai berikut :

1)        Mengetahui volume dan banyaknya surat masuk

2)        Mempermudah pengawasan

3.  Pencatatan surat masuk

       Pencatatan surat masuk dilakukan untuk memberi keyakinan akan ketetapan pencatatan bagian petugas tata usaha. Pencatatan surat masuk dapat dilakukan dengan menggunakan buku catatan harian atau agenda atau kartu tertentu. Buku agenda berfungsi untuk mencatat surat, sedangkan kartu dalam pencatatan surat terdiri atas:

1)                  Kartu kendali untuk pencatatan surat rutin biasa.

2)                  Lembar pengantar untuk surat rutin biasa.

3)                  Lembar pengatar untuk surat rahasia.

   Setelah surat di stempel (cap) serta di periksa ketetapan jenis ,langkah-langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan. Petugas pencatatan bertugas sebagai berikut:

1)        Membuka amplop,membaca, dan meneliti isi surat agar pimipinan dapat cepat menangkap inti maksud dari surat dengan cara mengaris bawahi kata-kata /kalimat yang di anggap penting.

2)        Bemberi catatan penting yang harus ditanda tangani pimpinan atau unit yang dituju.

3)        Memberikan lampiran-lampirannya.

4)        Membutuhkan cap/stempel, yang merupakan stempel agenda pada ruang yang kosong  di bagian atas/bawah halaman pertama pada surat.

4.    Mengagendakan surat masuk

       Mengagendakan surat massuk adalah kegiatan mencatat surat masuk kedalam buku agenda  ( buku harian ). Setiap surat masuk di catat dan di beri  nomor agenda surat  oleh agendaris.

Syarat-syarat agendaris adalah sebagai berikut:

1)                  Dapat di percaya;

2)                  Dapat membaca dan mengerti apa yang dimaksud oleh surat;

3)                  Dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat;

4)        Dapat memperhatikan kepentingan surat dan cepatnya surat di sampaikan kepada pihak yang bersangkutan;

5)                  Paham akan organisasi dan struktur kantor;

6)                  Dapat mempertanggung jawabkan kelancaran surat-surat kepada pihak yang bersangkutan.

5.    Pengarahan surat  masuk

            Surat-surat yang sudah selesai diagendakan dan ternyata surat tersebut di butuhkan oleh beberapa pejabat untuk diketahui, maka surat-surat semacam ini di perlukan pengarahan. Pengarahan ini sangat penting karena dapat digunakan untuk megetahui dengan jelas arah surat-surat masuk ke suatu kantor, mulai dari pengiriman sampai surat-surat yang di arsipkan. Pengarahan surat ini dituliskan pada lembaran disposisi.

       Lembaran disposisi adalah lembaran kertas yang di sediakan oleh agendaris untuk membubuhkan disposisi pimpinan.

1)        Surat masuk harus disertai atau di lampiri lembar disposisi (action slip)

2)        Surat masuk yang sudah dilegakapi dengan lembar disposisi diteruskan kepada pimpinan atau pejabat bagian untuk memeperoleh tanggapan atas isi surat

3)        Surat yang telah memperoleh disposisi di sasmpaikan kembali kepada sekertaris atau kepada kepala tata usaha selanjutnya diteruskan kepada unit pengolah  untuk di proses sesuai disposisi.

              Disposisi adalah catatan berupa saran/tanggapan/instruksi setelah selesai surat dibaca pimpinan. Dalam melaksanakan tugasnya, pengarah surat melakukan kegiatan sebagai berikut:

1)        Menerima surat dan dilampiri lembar disposisi (action slip)dari pengendalian surat (sekretaris atau tata usaha).

2)        Meneliti kode klasifikasi, indeks dan isi ringkasan surat.

3)        Meneliti kebenaran informasi surat yang akan dimintakan disposisi kepada pimpinan instansi dengan menegasakan berupa instruksi atau sebagai informasi.

            Tabel 2.2 format lembar disposisi dinas tata ruang dan cipta karya

LEMBAR DISPOSISI
Surat dari : No. Surat : Tgl. Surat :	Diterima Tgl. No.Agenda Sifat           Sangat segera            segera            Rahasia
Diteruskan kepada Sdr.: Sekretaris Dinas Kepala Bidang Program Kepala Bidang Teknik Penyehatah Kepala Bidang Tata Ruang dan Bangunan Kepala Bidang Perumahan dan Jasa Kontruksi Dan seterusnya ...................................		Dengan hormat Tgl : Tanggapan dan saran Proses lebih lanjut Koordinasi / konfirmasi .................................................             .................................................
Catatan :

     

Keterangan:

1)    Surat dari                           : diisi dengan nama instansi yang mengirimkan

                                                          masuk  

2)    Nomor surat                                   : diisi dengan nomor surat yang masuk

3)    Tanggal surat                     : diisi dengan tanggal surat masuk

4)    Tanggal terima                   : diisi dengan tanggal surat diterima

5)    Nomor agenda                   : diisi dari buku agenda surat masuk

6)    Sifat                                               : diisi dengan surat masuk itu sangat segera,

                                                               segera atau rahasia dengan tanda centang.

6.  Pendistrubusian

       Pendistribusian surat kepada pejabat dalam organisasi yang bersangkutan menggunakan buku ekpedisi intern. Buku ekspedisi tersebut adalah buku catatan yang dapat menunjukan bukti dalam menyampaikan surat antar unit/bagian dalam suatu oganisasi.

                                    Tabel 2.3 Format buku ekspedisi intern:

No Urut	Tanggal Surat	Nomor Surat	Dikirim Kepada	Nama Penerima	Paraf & tanggal Terima

Keterangan:

1)   Nomor urut                                     : diisi dengan nomor urut

2)   Tanggal surat                                  : diisi dengan tanggal surat

3)   Nomor surat                                                : diisi dengan nomor surat

4)   Dikirim kepada                         :diisi dengan kpada siapa surat       dikirimkan

5)   Nama penerima                               : diisi oleh orang yang menerima surat

6)   Paraf & tanggal terima                   : diisi dengan paraf & tanggal terima

7.    Tindak lanjut surat masuk

                   Apabila surat perlu ditindak lanjuti berdasarkan intruksi dan lembar disposisi maka  sekertaris membuat konsep surat, tetapi jika surat tidak ditindak lanjuti maka siap di simpan.

8.    Penyimpanan surat masuk

Penyimpanan surat adalah suatu kegiatan menyimpan surat dengan menggunakan system tertentu agar saat diperlukan  cepat dan tepat di temukan kembali. Dalam penyimpanan surat ini dilakukan oleh sekertaris atau petugas kearsipan dengan menggunakan system tertentu, tergantung dari organisasi/intansi masing-masing.

Adapun beberapa sistem yang digunakan dalam penyimpanan surat yang digunakan adalah:

1)        Penyimpanan arsip sistem abjad

            Penyimpanan arsip sistem abjad adalah penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad.

2)        Penyimpanan arsip sistem tanggal

            Penyimpanan Sistem Tanggal adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal, bulan, tahun penyimpanan arsip yang bertalian. Dalam pengelompokan arsip tahun merupakan komponen utama dan dijadikan sebagai kode laci, bulan sebagai kode guide, sedangkan tanggal dijadikan kode folder.

3)   Penyimpanan arsip sistem wilayah/geografis

            Penyimpanan arsip sistem wilayah/geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.

4)   Penyimpanan arsip sistem nomor

            Penyimpanan arsip sistem nomor adalah sistem penyimpanan yang berdasarkan kode nomor sebagai penggati  dari nama orang atau nama badan disebut sistem nomor (numberic filling system).

5)        Penyimpanan arsip sistem subjek/pokok masalah

            Penyimpanan arsip sistem subjek/pokok masalah adalah suatu Penyimpanan dan penemuan kembali Arsip dengan menggunakan pokok masalah atau perihal surat, maka petugas arsip harus menentukan terlebih dahulu hal-hal apa yang pada umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat setiap harinya.